Pirmas tarptautinis krovinio užsakymas — patirtis, kuri įmonei dažnai kainuoja brangiau, nei turėjo. Ne dėl to, kad vežėjai sukčiauja arba kainos buvo neteisingos, o dėl to, kad pirmąkart susidūręs su tarptautinės logistikos specifika užsakovas dažnai padaro tipiškas klaidas, kurios atsiliepia jau po pirmojo pristatymo.
Šis straipsnis yra apie septynias dažniausias tokias klaidas. Kiekvieną iš jų galima išvengti, jei žinai, ką ieškoti. Visi pavyzdžiai paimti iš realių situacijų, kurias matė logistikos rinkos profesionalai per pastaruosius metus.
Klaida Nr. 1: pasiūlymo lyginimas tik pagal galutinę kainą
Tai dažniausia ir brangiausia klaida. Užsakovas surenka tris-keturis pasiūlymus, palygina galutines sumas ir pasirenka pigiausią. Logiška, atrodo. Bet tarptautiniame pervežime kaina dažnai būna „pagrindas”, o galutinis mokestis priklauso nuo to, ką į pasiūlymą įtraukė vežėjas.
Pavyzdys: vežėjas A pasiūlo 1 100 eurų pervežti palečių krovinį iš Atėnų į Vilnių. Vežėjas B pasiūlo 1 350 eurų. Atrodo aišku, kuris pigesnis. Bet pasižiūrėjus į detales paaiškėja, kad vežėjas A nepateikė muitinės dokumentų rengimo (200 eurų papildomai), keltų mokesčio Italijoje (150 eurų), taip pat numato 3-4 dienų ilgesnį pristatymą, nei vežėjas B. Galutinė vežėjo A suma realiai būna 1 450 eurų, o krovinys atvyksta savaite vėliau.
Patyrę užsakovai pasiūlymus lygina ne pagal pradinę sumą, o pagal pilną pristatymo paketą — kainą, trukmę, įtrauktas paslaugas, galimas papildomas išlaidas. Skirtumai tarp pasiūlymų po tokio lyginimo dažnai išnyksta, ir „pigiausias” tampa „brangiausiu”.
Klaida Nr. 2: krovinio specifikos nepateikimas tinkamai
Kai užsakovas sako vežėjui „turiu palečių krovinį 18 paletėmis, svoris 12 tonų” — to dažniausiai negana. Vežėjas turi žinoti: ar paletės europinio standarto (EUR), ar kitokio dydžio? Ar krovinys užima visą priekabą, ar paliekamas vietos kitam užsakovui? Ar yra specifinių krovimo reikalavimų — pavyzdžiui, ar paletės gali būti viena ant kitos? Ar krovinys jautrus drėgmei, šalčiui, vibracijai? Ar yra kvapaus turinio, kuris negali būti vežamas su tam tikrais kitais kroviniais?
Kai šie klausimai neatsakomi pirminiame pasiūlyme, vežėjas spėja. Geras vežėjas spėja konservatyviai (į blogąją pusę), nes jis žino, kad spėjimas, neatitinkantis tikrovės, atneš problemų. Nepatyręs užsakovas, gavęs pasiūlymą, mano, kad jis aiškus, ir pasirašo. Iškeliavus krovinui paaiškėja, kad realybės reikalavimai aukštesni — ir mokama daugiau, kaip „pakeitimo mokestis”.
Spėjimo problema veikia ir atvirkščiai. Jei vežėjas spėja optimistiškai (kainai), jis dažnai pateikia žemesnį pasiūlymą, paskui kelia kainą jau krovinio kelyje. Tai nesąžininga, bet techniškai įmanoma, jei sutartis nesuformuluota tiksliai.
Klaida Nr. 3: per griežtų pristatymo terminų reikalavimas
Užsakovas, kuris pirmąkart organizuoja tarptautinį pervežimą, dažnai nesupranta, kiek laiko realiai užtrunka kelionė. Jis duoda vežėjui terminą „kad būtų pristatyta per 3 dienas iš Graikijos”, nesuvokdamas, kad vairuotojų darbo laiko reglamentas paprasčiausiai tokio termino neleidžia.
Vežėjai, prisiimantys užduotį per per griežtą terminą, beveik garantuotai turės ją sulaužyti. Kai užsakovas tai pastebės, sukels konfliktą. Krovinys vėluos, sutartiniai įsipareigojimai pažeisti, santykis su vežėju sugadintas. Geriausi logistikos partneriai pirmąjį pokalbį naudoja tam, kad realistiškai paaiškintų, kiek laiko užima kelionė konkrečioje kryptyje, ir kokios trukmės užsakovas gali tikėtis. Krovinių pervežimas iš Graikijos į Lietuvą realiu laiku užtrunka 4-5 paras (priklausomai nuo keltų grafikos ir sezono), krovinių pervežimas iš Čekijos — 1,5-2 paras. Tikėtis greitesnio pristatymo abiem atvejais yra fizinė klaida, ne tik organizacinė.
Klaida Nr. 4: dokumentų ruošimo perdavimas vežėjui be tikrinimo
Daugelis užsakovų, ypač pradedančių, mano, kad „vežėjas pasitvarkys su dokumentais, jam mokama”. Iš dalies tai tiesa — vežėjas tikrai paruošia daugumą važtaraščių, deklaracijų, sertifikatų. Bet vienas dalykas, kurio jis padaryti negali — patikrinti, ar dokumentų informacija atitinka tikrąjį krovinį.
Klaidos čia atsiranda kai siuntėjas Graikijoje arba Čekijoje pateikia vieną informaciją, vežėjas surašo ją į CMR, o realiai pakraunamas šiek tiek kitoks krovinys. Ar nedidelis kiekio skirtumas. Ar kitokia produkto kategorija. Ar pakeistas siuntėjo adresas. Visa tai pasimatys tik muitinėje arba pristatymo metu, ir tada problema bus jau užsakovo, ne vežėjo.
Tinkamas elgesys: užsakovas turi reikalauti dokumentų projektų prieš krovinio pakrovimą, peržiūrėti juos, palyginti su pirminiu užsakymu, ir tik tada leisti tęsti procesą. Tai užtrunka kelias valandas, bet apsaugo nuo daugelio kelionės metu kylančių problemų.
Klaida Nr. 5: draudimo nesvarstymas
Krovinio draudimas yra vienas iš tų dalykų, į kuriuos pirmąkart užsakantys įmonės dažnai numoja ranka. „Vežėjas turi savo atsakomybę, jeigu kažkas atsitiks — kompensuos”. Tai didelis nesusipratimas.
Vežėjo CMR atsakomybė yra ribota. CMR konvencijos ribose vežėjas atsako maksimaliai už 8,33 SDR (apie 10 eurų) už kilogramą krovinio. Tai reiškia, kad jei tavo 5 tonų krovinys vertas 100 000 eurų, ir su juo kažkas nutinka — vežėjas kompensuos maksimaliai apie 50 000 eurų. Skirtumą, jei nesi apsidraudęs atskirai, mokėsi pats.
Profesionalūs vežėjai šį dalyką žino ir paprastai pasiūlo papildomą krovinio draudimą — kuris padengia pilną vertę. Bet siūlymas neateina automatiškai. Užsakovas turi paprašyti.
Klaida Nr. 6: vienos kelionės bandymas vietoj partnerio paieškos
Daugelis verslininkų pirmąjį tarptautinį pervežimą laiko „bandymu” — užsakomas pavienis vežėjas, žiūrima, kaip pavyks, ir tada svarstomas tolesnis bendradarbiavimas. Logiška, bet praktikoje neefektyvu.
Pavienis vežėjas iš logistikos rinkos suteikia mažiausią atsidavimo lygį. Jis dirba kainos lygiu, neturi paskatos elgtis kūrybiškai, neturės motyvacijos spręsti problemų, jei tokios kils. Jeigu užsakovas iš pradžių orientuojasi į ilgalaikį partnerį, situacija visiškai kitokia. Logistikos kompanija, kuri tikisi reguliarių užsakymų, investuoja į santykį — duoda geresnių sąlygų, prisiima atsakomybę už problemas, padeda planuoti ateities pervežimus.
Praktinis patarimas — net jei pirmojo užsakymo vertė nėra didelė, geriau rinktis vežėją, kuris turi galimybę aptarnauti įmonę kelerius metus, nei tą, kuris siūlo kuo žemesnę kainą už vienkartinę kelionę.
Klaida Nr. 7: komunikacijos kanalų nesusitarimo
Krovinys vyksta. Užsakovui kažkas neaišku — kur šiuo metu sunkvežimis, ar planas laikomas, ar nebuvo problemų pasienyje. Užsakovas skambina vežėjui, vežėjas neatsako. Skambina vairuotojui — neatsako. Rašo el. paštu — niekas neatsako.
Tai nutinka dažniausiai todėl, kad pirminiame susitarime nebuvo nustatytas komunikacijos protokolas. Geras vežėjas turi vieną aiškų kontaktinį asmenį, kuris atsako į užklausas darbo valandomis, ir suteikia užsakovui galimybę sekti krovinį per tikslą laiko sistemą. Tačiau tokius reikalavimus reikia įsivardinti pirminiame susitarime — kitaip jie nebus aktyvuoti automatiškai.
Praktinis lygis: prieš pasirašant sutartį, paklausti vežėjo, kaip vyks komunikacija krovinio kelionės metu. Jeigu atsakymas neaiškus arba nuolaidus — galimai vežėjas nėra geras partneris ilgalaikei perspektyvai.
Klaidų bendrasis bruožas
Visos septynios klaidos turi vieną bendrą šaknį — užsakovas pirmąjį kartą eina į tarptautinę logistiką su tomis pačiomis nuostatomis, kurias naudoja vidaus pervežimuose. Bet tarptautinis pervežimas yra žymiai sudėtingesnis pasaulis. Daugiau veiksnių, daugiau galimybių klysti, didesnės pasekmės už klaidas.
Tinkamas pirmasis žingsnis — ne ieškoti pigiausio vežėjo, o rasti partnerį, kuris padės suprasti rinką. Geras logistikos vadybininkas neformaliuosius pirminius pokalbius dažniausiai veda nemokamai, ir per tokią konsultaciją užsakovas sužino daugiau, nei perskaitęs dešimtis straipsnių. Praktinis žinojimas, paimtas iš tikros patirties, yra dalis paslaugos, kurią profesionalūs vežėjai siūlo nuo pat pirmosios užsakovo dienos. Ir būtent ta patirtis dažniausiai atskiria sėkmingą tarptautinį pervežimą nuo pamokos, kuri kainavo brangiau, nei reikėjo.