Jei paklaustumėte bet kurio biuro darbuotojo, kas labiausiai erzina darbe, spausdintuvas greičiausiai patektų į pirmąjį penketuką. Užstrigęs popierius, pasibaigę dažai pačiu netinkamiausiu momentu, nesuprantami klaidų pranešimai, eilės prie vienintelio veikiančio aparato. Visa tai atrodo kaip smulkūs nepatogumai, tačiau susumavus jie virsta stulbinančiais skaičiais.
Tarptautinės konsultacijų bendrovės skaičiavimais, vidutinis biuro darbuotojas praranda apie 17 minučių per dieną spręsdamas su spausdinimu susijusias problemas. Per metus tai sudaro daugiau nei 70 darbo valandų – beveik dvi pilnas darbo savaites. Penkiasdešimties darbuotojų įmonėje tai reiškia 3500 prarastų darbo valandų kasmet.
Problema, kurios niekas neskaičiuoja
Paradoksalu, tačiau dauguma organizacijų kruopščiai seka kiekvieną išleistą eurą, bet visiškai ignoruoja laiko nuostolius, susijusius su kasdiene biuro įranga. Finansų direktoriai analizuoja kelionių išlaidas, derasi dėl kiekvieno procento su tiekėjais, tačiau retai susimąsto, kiek kainuoja darbuotojų laukimas, kol senas spausdintuvas išspausdins šimto puslapių ataskaitą.
Tokį požiūrį lemia paprasta psichologija – trumpos pertraukėlės prie spausdintuvo atrodo nereikšmingos. Penkios minutės čia, trys minutės ten. Niekas nefiksuoja šių mikro-praradimų, todėl jie lieka nematomi. Tačiau skaičiai kalba patys už save: jei darbuotojo valandos kaina įmonei yra 25 eurai, tie 3500 prarastų valandų per metus reiškia 87 500 eurų netiesioginių nuostolių.
Pasenusios įrangos kaina
Daugelis įmonių spausdintuvus traktuoja kaip ilgaamžę investiciją. Jei aparatas dar veikia, kodėl jį keisti? Tokia logika ignoruoja keletą esminių aspektų. Pirma, senesni modeliai spausdina lėčiau – tai tiesiogiai didina darbuotojų laukimo laiką. Antra, jie dažniau genda ir reikalauja techninės priežiūros. Trečia, senesnė įranga paprastai vartoja daugiau elektros energijos ir naudoja brangesnias eksploatacines medžiagas.
Šiuolaikiniai profesionalūs spausdintuvai pasiekia 60–80 puslapių per minutę greitį, kai tuo tarpu dešimtmečio senumo biuro aparatai vargiai įveikia 20–30 puslapių ribą. Skirtumas atrodo nedidelis, kol nepradedi skaičiuoti, kiek kartų per dieną darbuotojai spausdina dokumentus. Didelėje organizacijoje šis greičio skirtumas per metus sutaupo šimtus darbo valandų.
Infrastruktūros spragos
Kita dažnai nepastebima problema – netinkamas spausdintuvų išdėstymas biure. Kai vienintelis aparatas stovi kitame pastato gale, kiekvienas spausdinimas tampa trumpa kelione. Darbuotojas turi atsitraukti nuo darbo, nueiti pasiimti dokumentų, grįžti atgal. Didelėse patalpose tai gali užtrukti 5–7 minutes. Padauginkite iš keliolikos spausdinimų per dieną ir keliasdešimties darbuotojų – skaičiai vėl ima stebinti.
Racionalus spausdinimo infrastruktūros planavimas numato optimalų aparatų skaičių ir jų išdėstymą taip, kad nė vienas darbuotojas neturėtų eiti toliau nei 30 sekundžių. Tai reikalauja pradinių investicijų, tačiau jos atsiperka per kelis mėnesius vien sutaupyto laiko sąskaita.
Žmogiškasis faktorius
Ne visos problemos kyla dėl įrangos. Nemažai laiko prarandama dėl elementarių naudotojų klaidų: neteisingai pasirinkto popieriaus formato, painiavos tarp spalvoto ir nespalvoto spausdinimo, nesusigaudymo dvipusio spausdinimo nustatymuose. Intuityvi, aiški aparato sąsaja ir minimalus darbuotojų apmokymas gali drastiškai sumažinti tokių incidentų skaičių.
Dažnas scenarijus: darbuotojas siunčia dokumentą spausdinti, tačiau pamiršta pasirinkti tinkamą spausdintuvą. Dokumentas išspausdinamas kitame aukšte arba netgi kitame pastate. Tenka eiti ieškoti arba spausdinti iš naujo. Tokie atvejai kartojasi dešimtis kartų per savaitę ir kiekvienas iš jų – tai kelios sugaištos minutės.
Kai kurios organizacijos diegia centralizuotas spausdinimo valdymo sistemas, leidžiančias darbuotojams siųsti užduotis iš savo darbo vietos ir atsiimti dokumentus bet kuriame biuro spausdintuve, tiesiog prisiregistravus kortele. Tai ne tik taupo laiką, bet ir mažina konfidencialių dokumentų palikimo prie aparato riziką.
Apskaičiuokite savo nuostolius
Prieš darydami bet kokius sprendimus, verta atlikti paprastą auditą. Stebėkite, kiek kartų per dieną darbuotojai susiduria su spausdinimo problemomis ir kiek laiko užtrunka jas išspręsti. Užfiksuokite vidutinį laukimo laiką eilėje prie spausdintuvo. Paskaičiuokite, kiek laiko užtrunka nueiti iki artimiausio aparato ir grįžti.
Surinkti duomenys dažnai nustebina net skeptikus. Kai problema tampa matoma ir išreiškiama konkrečiais skaičiais, investicijos į modernią spausdinimo infrastruktūrą nebeatrodo kaip nereikalingos išlaidos, o kaip racionalus verslo sprendimas, turintis aiškią finansinę logiką.
Galų gale, laikas yra vienintelis išteklius, kurio neįmanoma nusipirkti daugiau. Kiekviena valanda, kurią darbuotojas praleidžia kovodamas su užstrigusiu popieriumi, yra valanda, kurios jis nebeskyrė tiesioginėms savo pareigoms. O tai jau turi tiesioginę įtaką įmonės rezultatams.
Spausdinimo efektyvumas galbūt niekada netaps strateginiu prioritetu valdybos posėdžiuose. Tačiau įmonės, kurios skiria dėmesį tokioms kasdienėms smulkmenoms, ilgainiui sukuria darbo aplinką, kurioje žmonės gali koncentruotis į tai, kas iš tiesų svarbu – savo tiesioginį darbą, o ne kovą su biuro technika.